Cách viết CV gửi qua email chuẩn chỉnh và chuyên nghiệp

989 Lượt xem

 

Có rất nhiều đã có cho mình một bộ CV ấn tượng, hoàn chỉnh tuy nhiên lại vẫn gặp khó khăn trong thao tác gửi email cho nhà tuyển dụng. Tưởng chừng như thao tác này rất đơn giản nhưng để có thể gửi CV qua email thế nào chuẩn nhất thì nhiều người lại chưa biết. Một thao tác gửi CV chuyên nghiệp sẽ là điểm cộng cho bạn trong mắt nhà tuyển dụng. Vì vậy bạn cần phải nắm cho mình 5 quy tắc sau và tự tin gửi CV chinh phục nhà tuyển dụng nhé!

Cách viết CV gửi qua email chuẩn chỉnh và chuyên nghiệp

 

1. Sử dụng email lịch sự, nghiêm túc để gửi CV 

Những cái tên email với kí tự đặc biệt hay còn gọi là teencode là xu hướng của những thế hệ 9x ngày xưa. Tuy nhiên nhiều người vì tiện và quen thuộc nên đã sử dụng ngay những chiếc email đó để gửi CV xin việc, kết quả là không thấy hồi âm của nhà tuyển dụng. Điều này là hiển nhiên bởi lẽ, khi nhìn vào những cái tên email như vậy, nhà tuyển dụng có thể đánh giá thấp tầm nhận thức của bạn và cho rằng bạn không xem trọng công việc này. Và đó là điều mà không ai mong muốn thế nhưng lại thứ duy nhất đập vào mắt nhà tuyển dụng trước khi họ mở CV bạn ra để đọc. 

Một lời khuyên cho bạn là bạn nên để email là chữ viết tắt hoặc tên đầy đủ của mình kèm các con số. Ví dụ bạn tên là Nguyễn Thị Diệp, hãy để email là [email protected] thay vì một cái email ngẫu hứng kiểu [email protected] Cách đặt email gồm tên và số (thường là năm sinh, tháng sinh hoặc một con số có ý nghĩa với bạn) là cách đặt email truyền thống nhất trong môi trường công sở. Nó thể hiện sự trưởng thành và nghiêm túc đối với công việc mà bạn ứng tuyển. Tìm hiểu hay mong muốn làm việc trong môi trường công sở, cụ thể ở mảng hành chính, nhân sự bạn đọc có thể xem ngay các mẫu cv hành chính nhân sự tốt nhất tại đây: https://timviec365.vn/cv365/cv-hanh-chinh-nhan-su

Sử dụng email lịch sự, nghiêm túc để gửi CV

2. Chú ý khi đặt tên hiển thị email 

Một điều mà rất ít người chú ý khi sử mail đó chính là tên hiển thị bên ngoài hộp thư đến. Nghĩa là thay vì hiển thị địa chỉ email thì ngoài hộp thư đến của nhà tuyển dụng sẽ có tên hiển thị chính là họ và tên của bạn khi bạn đăng ký email. Tuy nhiên vì sơ suất hoặc không để ý mà nhiều người viết tên mình mà quên không viết hoa các chữ cái đầu. Đây cũng là điểm mà nhà tuyển dụng khá chú ý khi đánh giá tác phong chuyên nghiệp của ứng viên. Thông thường tên hiển thị chuẩn sẽ là hoặc là tên đầy đủ có dấu viết hoa các chữ cái đầu hoặc viết không dấu viết hoa chữ cái đầu. 

Việc để đúng tên hiển thị còn giúp nhà tuyển dụng dễ quản lý hồ sơ ứng viên gửi đến. Với số lượng email CV gửi đến mỗi ngày nhiều như vậy, việc sàng lọc tên ứng viên mất khá nhiều thời gian nếu như tuyển dụng cứ phải kích vào từng mail để đọc tên của ứng viên. Cho nên cách tốt nhất là ứng viên cho phép hiển thị tên đầy đủ ngay ở bên ngoài để tối giản hóa việc sàng lọc CV. Với thao tác như vậy, sự thoải mái từ phía nhà tuyển dụng sẽ là một yếu tố khiến họ “mát tính” hơn khi đọc đến CV của bạn. 

Chú ý khi đặt tên hiển thị email

3. Đặt chữ ký email 

Với bất kì doanh nghiệp, công ty, tổ chức nào khi gửi mail, dưới mỗi mail đều có chữ ký của công ty mình. Chữ ký này như một dạng nội dung như Card Visit bao gồm các thông tin:

- Ảnh logo công ty 

- Tên công ty và slogan kèm theo nếu có

- Địa chỉ

- Hotline

- Fax

- Và một số địa chỉ web hoặc tài khoản mạng xã hội khác nếu có 

Tương tự từ chữ ký chung này mà từng nhân viên từng phòng trong công ty cũng sẽ có chữ ký của mình gồm:

- Ảnh logo công ty

- Tên công ty và slogan kèm theo nếu có

- Tên chủ email 

- Chức vụ và phòng trong công ty 

- Số điện thoại cá nhân 

Chính vì vậy mỗi ứng viên khi gửi CV cho nhà tuyển dụng cũng cần đảm bảo mẫu chung như vậy. Nếu trước đây bạn đang sử dụng chữ ký của công ty cũ thì có thể để tạm thời hoặc thay đổi (điều này minh chứng cho nhà tuyển dụng biết được kinh nghiệm và vị trí làm việc trước đây của bạn ). Còn nếu bạn chưa từng đặt chữ ký có thể vào phần cài đặt để thực hiện thao tác tạo chữ ký. Chữ ký này sẽ nằm ngay dưới nội dung email và tự động có mỗi khi bạn tạo lập một email mới. Các thông tin trong chữ ký cho người mới bao gồm:

- Tên

- Ngày tháng năm sinh

- Số điện thoại cá nhân:

- Địa chỉ nhà:

- Châm ngôn cho cuộc sống 

Đặt chữ ký email

4. Tiêu đề email 

Một điều nữa mà nhà tuyển dụng sẽ chú ý trong cách viết CV gửi qua email của bạn đó là phần tiêu đề thư. Với những bạn sinh viên chưa từng có kinh nghiệm đi làm hay đi xin việc trước đó thường mắc phải lỗi này khi để tiêu đề email trống. Đây là một điều tối kị nhất khi gửi email vì nó thể hiện sự tùy tiện của người gửi. Chỉ vài phút cẩu thả của bạn thôi cũng có thể là lý do để nhà tuyển dụng đánh giá bạn thiếu đức tính cẩn thận và sự sắp xếp logic. Bởi mục đích của tiêu đề email chính là để nhóm lại những thư có cùng tiêu đề và cũng để phân biệt loại email gửi đến cho nhà tuyển dụng. Một số công ty sẽ có hòm thư điện tử riêng để phục vụ cho tuyển dụng nhưng cũng có những công ty sẽ sử dụng mail chung hoặc email cá nhân của nhà tuyển dụng, thì lúc này tiêu đề mail sẽ giúp người check mail xác nhận được loại mail gì. Thông thường khi gửi CV qua mail sẽ để tiêu đề email là: [CV Ứng tuyển_tên vị trí_tên công ty] Tên của bạn. Ví dụ bạn tên là Nguyễn Thị Diệp ứng tuyển vị trí Content của công ty Truyền thông ABC có thể để tiêu đề email là [ CV Ứng tuyển Content CT Truyền Thông ABC ] Nguyễn Thị Diệp. 

Cùng với tiêu đề mail bạn cũng cần chú ý đến  cách đặt tên file cv của mình vì đó cũng là một trong những yếu tố mà nhà tuyển dụng dựa vào đó để đánh giá sự chuyên nghiệp và thái độ nghiêm túc khi xin việc của bạn.

Tiêu đề email

5. Lời dẫn dắt và nội dung trong email 

Và điều cuối cùng mà bạn phải lưu ý khi viết email gửi CV xin việc đó là lời dẫn dắt và nội dung ghi trong email. Mặc dù mail đã đính kèm chiếc CV bản doc hoặc pdf của bạn, xong bạn không thể để thư trống trơn được. Điều này giống như một người khách vào nhà bạn mà không có thưa gửi vậy, mặc dù có thể chủ nhà sẽ vẫn mời bạn vào nhà nhưng họ sẽ có ác cảm vì sự thiếu lịch sự của bạn. Tương tự như vậy lời dẫn dắt trong email gửi CV cũng có vai trò quan trọng như vậy. Lời dẫn dắt không cần quá dài và chỉ cần khoảng vài câu như lời thưa gửi hoặc kích thích nhà tuyển dụng xem CV của mình. 

Các bạn có thể tham khảo mẫu lời dẫn dắt vào email như sau:

“Dear Phòng Nhân sự/ Công ty …
Tôi là … Sau khi đọc được JD tuyển nhân sự cho vị trí … của quý công ty, tôi nhận thấy mình đầy đủ các yêu cầu để ứng tuyển vào vị trí này. Cho nên tôi quyết định gửi CV ứng tuyển đến quý công ty. Rất mong nhận được sự hồi âm của quý vị. Tôi xin chân thành cảm ơn!”

Nếu có 1 bản CV hoàn hảo nhưng bạn không biết gửi mail ra sao thì hãy tham khảo cách gửi cv xin việc qua mail để "lấy lòng" nhà tuyển dụng ngay nhé.

Hi vọng rằng với những lưu ý trên đã giúp bạn phần nào thêm tự tin khi viết CV gửi qua Email.